Étude de cas 1 : Modernisation du Système de Gestion du Personnel pour la Police Nationale d'Haïti
Contexte et Défi
La Police Nationale d'Haïti (PNH) utilisait un système de gestion du personnel basé sur une architecture développée avec Paradox, un logiciel devenu obsolète après plus de 20 ans de service. Ce système ne pouvait plus évoluer et n'est plus supporté par son éditeur, ce qui entraînait des inefficacités majeures dans la gestion des données du personnel administratif et policier. Des fichiers Excel non centralisés étaient également utilisés pour combler les lacunes, occasionnant ainsi un problème de fragmentation des données.
Objectifs du Projet
- Moderniser l’architecture du système de gestion en respectant les normes modernes de développement.
- Assurer la migration complète et sans perte des données historiques et actuelles vers un nouveau système.
- Intégrer des données provenant de plusieurs sources, notamment la base de données existante et des fichiers Excel, sans ressaisie manuelle.
- Former les utilisateurs selon leurs rôles et privilèges d'accès.
- Garantir l’évolutivité et la pérennité du nouveau système.
Approche
- Analyse des besoins : Audit approfondi du système existant et des processus métier.
- Conception de la solution : Développement d'une nouvelle architecture adaptée aux besoins présents et futurs de l’institution.
- Migration des données : Développement de scripts personnalisés pour extraire, transformer et charger les données dans le nouveau système, en assurant leur intégrité.
- Validation et déploiement : Tests rigoureux pour vérifier la conformité des données migrées et formation du personnel à l’utilisation du nouveau système.
Résultats
- Un système moderne, fonctionnel et évolutif, permettant une gestion centralisée et efficace des données du personnel (Incluant des dashboards, des alertes et notifications sur les tâches et suivis à faire, etc).
- Une migration réussie de 100 % des données sans ressaisie manuelle.
- Des utilisateurs formés selon leur rôle (Saisie, Consultation, Validation, Supervision, Direction, etc)
- Une amélioration significative de la fiabilité et de la rapidité d’accès aux informations.
Étude de cas 2 : Développement du Système d'Administration Scolaire EvalNote
Contexte et Défi
De nombreuses écoles en Haïti faisaient face à des défis dans la gestion de leurs processus internes, tels que l’inscription des élèves, la gestion des notes, la communication avec les parents et le suivi des performances académiques. Ces processus, souvent manuels, manquaient d’efficacité et ne permettaient pas une interaction en ligne avec les parties prenantes.
Objectifs du Projet
- Concevoir un système intégré permettant aux écoles de numériser et d’optimiser leurs processus internes.
- Offrir des services en ligne tels que l’accès aux bulletins scolaires et aux relevés de notes pour les parents et les élèves.
- Proposer une plateforme évolutive, facile à utiliser et sécurisée.
Approche
- Étude des besoins : Rencontre avec les responsables scolaires pour comprendre les processus clés à numériser.
- Développement de la solution : Création d’un système complet, EvalNote, capable de gérer les inscriptions, les notes, l'économat, les rapports du Ministère de l'éducation nationale et de la formation professionnelle (MENFP) et d’autres tâches administratives.
- Fonctionnalités en ligne : Mise en place d’un portail accessible aux parents et élèves pour consulter les informations académiques.
- Déploiement et accompagnement : Formation des équipes et mise à disposition d’un support technique continu.
Résultats
- Plus de 100 écoles utilisant EvalNote, transformant leurs processus internes et offrant une meilleure expérience aux élèves et parents.
- Une adoption rapide grâce à une interface conviviale et des fonctionnalités adaptées aux besoins des utilisateurs.
- Des gains d'efficacité dans la gestion administrative et une réduction des erreurs humaines.
- Une Plateforme hybride (local et web) accessible par : administration, parents, élèves (evalnote.com)
Notes : Ces deux projets de transformation numérique ont été conduits en collaboration avec notre partenaire CREATECH.